Follow-up automático no WhatsApp

O que é

O Follow-up automático é uma sequência de mensagens que o UniCRM envia sozinho numa conversa de WhatsApp, com um intervalo entre elas — por exemplo: espera 1 hora → mensagem 1 → espera 1 hora → mensagem 2 → espera 1 hora → mensagem 3.

Você manda a sua mensagem normalmente e, se o cliente não responder, clica em Follow-up na conversa. A partir daí o sistema chama o cliente de novo no tempo certo. Assim que o cliente responder, a sequência para sozinha e a conversa volta a ser só sua.

Para que serve

• Não esquecer nenhum cliente que ficou sem responder num dia de muito movimento.
• Ganhar tempo: enquanto você atende quem está conversando, o sistema chama de volta quem sumiu.
• Mensagens diferentes a cada vez, para não ficar repetitivo.
• Encaminhar para o funil “Não responde” quando a sequência termina sem resposta — onde já existe a automação de 24h.

Como acessar e criar a sequência

Feito uma vez, por qualquer pessoa da equipe com permissão. Depois de ativa, a sequência fica disponível para toda a equipe.

1. 1Abra Fluxos

   No menu da esquerda, clique em Fluxos. Depois clique em Novo fluxo, no canto superior direito.

   1. 1Menu Fluxos
   2. 2Botão Novo fluxo

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2. 2Escolha o canal, dê um nome e ajuste as opções

   Deixe o canal em WhatsApp — Follow-up automático e escreva um nome fácil de reconhecer, como “Follow-up do dia”.

   As opções já vêm ligadas do jeito recomendado. O significado de cada uma está mais abaixo, em O que significa cada opção.

   1. 1Canal: WhatsApp — Follow-up automático
   2. 2Nome da sequência
   3. 3Horário de atendimento e recomeçar a espera (recomendado deixar ligados)
   4. 4Ao terminar sem resposta: opcionalmente, mover o negócio para uma etapa do funil

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3. 3Escreva as mensagens e salve

   O modelo já vem com 3 mensagens, uma a cada 1 hora. Escreva o texto de cada mensagem — use textos diferentes em cada uma. Você pode mudar o tempo de cada espera (minutos, horas ou dias), apagar passos ou incluir mais com os botões Mensagem e Espera.

   Use {{primeiro_nome}} para o sistema colocar o nome do cliente. Clique em Salvar.

   1. 1Passos: esperas e mensagens, na ordem
   2. 2Botão Salvar

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4. 4Ative a sequência

   A sequência nova fica como Rascunho. Clique em Ativar — só as sequências Ativas aparecem para a equipe nas conversas.

   1. 1Botão Ativar

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O que significa cada opção

Canal

WhatsApp — Follow-up automático é o desta funcionalidade. O canal não pode ser trocado depois de criado — para outro canal, crie um fluxo novo.

Número de WhatsApp

Qualquer número da conta (padrão) ou um número específico. Escolhendo um número, a sequência só aparece nas conversas dele.

Quando começa

Quando o atendente coloca a conversa (padrão) ou Sozinho — depois da mensagem de saudação: toda conversa que receber a saudação automática do número (Configurações → Mensagens automáticas) entra na sequência sozinha. Nesse modo, ela é cancelada se um atendente responder — ou se o cliente responder. A mensagem de ausência não inicia a sequência.

Respeitar o horário de atendimento

Ligado (recomendado): se a hora de enviar cair fora do horário do número, a mensagem fica para a próxima abertura. O horário é o mesmo de Configurações → Mensagens automáticas. Sem horário configurado, vale das 08h às 20h, todos os dias.

Recomeçar a espera se eu responder

Ligado (recomendado): se você mandar uma mensagem durante a espera, a contagem recomeça a partir dela. Assim a mensagem automática não sai logo depois de uma resposta sua. Não aparece no modo “depois da saudação” (lá, a resposta do atendente cancela).

Parar quando o negócio for

Ganho (padrão dos fluxos novos), Ganho ou perdido ou Não parar. Se o card do cliente for para uma etapa de ganho (ou de perda) depois que o follow-up começou, as próximas mensagens não saem e o motivo aparece no histórico. Iniciar num negócio que já estava ganho — um pós-venda, por exemplo — segue normal.

Ao terminar sem resposta

Opcional. Se o cliente não responder até a última mensagem, o negócio aberto dele neste número vai para a etapa escolhida (ex.: “Não responde”). O cartão do mesmo cliente com outro vendedor não muda. Se ele não tiver negócio aberto, nada muda no funil.

Passos

A sequência pode começar com uma espera e precisa terminar com uma mensagem. Não coloque duas esperas seguidas. Variáveis: {{nome}}, {{primeiro_nome}}, {{empresa}}.

Como utilizar no dia a dia

Qualquer atendente, direto na conversa.

1. 1Mande a sua mensagem e clique no botão de Follow-up

   Na conversa do cliente, depois de enviar a sua mensagem, clique no ícone de calendário com relógio, no topo da conversa.

   1. 1Botão Follow-up automático

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2. 2Escolha a sequência e inicie

   Escolha a sequência (se houver mais de uma) e clique em Iniciar follow-up. Embaixo de cada nome aparece quantas mensagens ela tem e o intervalo.

   1. 1A sequência escolhida
   2. 2Botão Iniciar follow-up

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3. 3Pronto — acompanhe pela faixa amarela

   Acima da caixa de mensagem aparece a faixa Follow-up ativo, com a sequência, qual mensagem vem agora e quando ela será enviada. O ícone no topo fica amarelo com um pontinho.

   Para parar a qualquer momento, clique em Cancelar na faixa.

   1. 1Faixa Follow-up ativo (com o botão Cancelar)
   2. 2Ícone de follow-up aceso

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Como saber se funcionou

1. 1A mensagem aparece na conversa com o selo “Follow-up automático”

   Cada mensagem enviada pela sequência aparece na conversa com o selo Follow-up automático. A faixa avança para a próxima mensagem e mostra o novo horário.

   Quando o cliente responde, a faixa some — a sequência parou. Quando a última mensagem é enviada sem resposta, a faixa também some e, se configurado, o negócio vai para a etapa escolhida.

   1. 1Selo Follow-up automático na mensagem
   2. 2Faixa mostrando a mensagem 2 de 3 e o próximo horário

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2. 2Veja todas as conversas em follow-up (gestor)

   Em Fluxos, clique em Execuções no cartão da sequência para ver cada conversa em que ela foi usada e a situação: Em andamento, Concluído (terminou sem resposta), Parado (com o motivo, ex.: “Cliente respondeu”, “Cancelado pelo atendente”) ou Falhou.

   1. 1Botão Execuções

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3. 3Lista de execuções

   Uma linha por conversa, com a situação e o motivo quando parou.

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Outros jeitos de chegar aqui

1. 1Pela Central de Ajuda e pelo botão Ajuda

   Este manual abre pelo item Central de Ajuda no menu da esquerda (logo acima de Configurações), pelo botão ? (canto inferior direito, em todas as telas) → Central de Ajuda, pelo botão Ajuda na tela de Fluxos e pelo link Ajuda na janela de follow-up da conversa.

   Nas Pendências, o cartão de uma conversa sem retorno também tem o botão Colocar em follow-up — dá para colocar o cliente na sequência sem abrir a conversa.

   1. 1Botão ? de ajuda
   2. 2Central de Ajuda
   3. 3Botão Ajuda na tela de Fluxos

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2. 2No celular

   Funciona igual no celular: o ícone fica no topo da conversa e a faixa acima da caixa de mensagem.

   1. 1Faixa Follow-up ativo
   2. 2Ícone de follow-up

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Principais situações de uso

• Cliente perguntou o preço e sumiu: mande o valor e coloque em follow-up — o sistema pergunta se ele ainda tem interesse.
• Dia de muito movimento: coloque em follow-up quem não respondeu e siga atendendo os outros; quando alguém responder, você recebe a conversa de volta.
• Alerta nas Pendências (“cliente esperando”, “proposta parada”): use Colocar em follow-up direto no cartão.
• Cliente recebeu a saudação e não respondeu: crie uma sequência que começa depois da saudação com “esperar 1 hora → mensagem”. Se ninguém responder em 1 hora, o sistema chama o cliente.
• Antes do funil de 24h: configure “Ao terminar sem resposta” para mover o negócio para “Não responde” — o cliente segue para a automação de 24h sem ninguém lembrar.

Limitações importantes

• Funciona em conversas individuais de WhatsApp — não em grupos nem no Instagram.
• Um follow-up por vez em cada conversa. Para trocar de sequência, cancele a atual.
• Limite de 150 mensagens de follow-up por dia em cada número, para proteger o número de bloqueio. O que passar disso fica para o dia seguinte.
• Os horários têm uma pequena variação de alguns minutos de propósito — assim as mensagens não parecem de robô.
• Se o WhatsApp do número desconectar, a sequência para (motivo “WhatsApp desconectado”). Reconecte o número e inicie de novo.

Dúvidas frequentes

Problemas comuns